Il Quotidiano Giuridico - a cura del notaio Giovannella Condò e dell'avvocato Mattia Tracanna
La digitalizzazione dei libri sociali obbligatori offre importanti opportunità per le imprese non solo a vantaggio del proprio business ma anche con riferimento all’efficienza di gestione, alla sicurezza e alla conformità normativa. Inoltre, è una soluzione sostenibile in termini di riduzione dell’utilizzo della carta e delle emissioni per la produzione e la stampa della stessa.
L’articolo 2215-bis c.c. e l’articolo 39Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD, D.lgs. 82/2005) hanno aperto la possibilità per le imprese di tenere i libri sociali non solo nella tradizionale modalità cartacea ma anche in formato digitale. Questa evoluzione normativa ha portato all’equiparazione del virtuale al fisico, offrendo alle società evidenti benefici nelle attività quotidiane, che diventano più rapide e facili da gestire.
I libri sociali obbligatori
Prima di entrare nel merito dei processi che consentono la transizione digitale dei libri sociali, è bene definire ed individuare quali sono i libri che una società è obbligata a tenere.
I libri sociali sono documenti che registrano l’attività svolta da una società e la composizione della stessa.
Nell’esercizio della propria attività, le società sono obbligate a tenere, oltre ai libri e alle altre scritture contabili di cui all’articolo 2214 c.c., una serie di altri libri obbligatori previsti dagli articoli 2421 e 2478 c.c.:
- il Libro dei soci (ove previsto);
- il Libro delle obbligazioni (ove emesse);
- il Libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee;
- il Libro delle adunanze e delle deliberazioni del consiglio di amministrazione o del consiglio di gestione;
- il Libro delle adunanze e delle deliberazioni del collegio sindacale ovvero del consiglio di sorveglianza o del comitato per il controllo sulla gestione;
- il Libro delle adunanze e delle deliberazioni del comitato esecutivo;
- il Libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee degli obbligazionisti (ove siano state emesse obbligazioni);
- il Libro degli strumenti finanziari emessi ai sensi dell’articolo 2447-sexies c.c.
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